Организационно-документационное обеспечение деятельности организаций
Системная работа с документами и обеспечение исполнительской дисциплины
Как это работает
Мы подключаемся к процессу при увеличении объема входящей корреспонденции, поручений и обращений, когда внутренних ресурсов недостаточно для подготовки и оформления документов в установленные сроки.
До начала оказания услуг с заказчиком предварительно согласовываются техническое задание, перечень документов, формат взаимодействия, сроки исполнения, маршруты согласования и порядок контроля.
Работа ведется в удобном для заказчика контуре: в СЭД/ЭДО, корпоративной почте либо в комбинированном формате. При предоставлении доступа сопровождение осуществляется непосредственно в системе заказчика — с фиксацией статусов, согласований и контрольных сроков.
Работа ведется в удобном для заказчика контуре: в СЭД/ЭДО, корпоративной почте либо в комбинированном формате. При предоставлении доступа сопровождение осуществляется непосредственно в системе заказчика — с фиксацией статусов, согласований и контрольных сроков.
Что именно мы делаем
В рамках работ оформляются проекты:
- приказы, распоряжения, поручения, решения руководства;
- служебные записки, докладные, объяснительные;
- справки, сводки, отчёты, аналитические записки (при наличии исходных данных);
- протоколы совещаний и выписки;
- положения, регламенты, инструкции, должностные инструкции;
- официальные письма (исходящие и ответы), запросы, уведомления, сопроводительные письма;
- договоры, дополнительные соглашения, приложения/спецификации.
В результате сотрудничества заказчик получает
- упорядоченный и контролируемый документооборот (включая работу в СЭД/ЭДО при наличии доступа);
- подготовку проектов служебных и внутренних документов по согласованным шаблонам и требованиям;
- соблюдение сроков исполнения поручений и обращений за счет системного контроля;
- прозрачный статус по каждому документу: в работе / на согласовании / направлено / исполнено;
- регулярную сводку для руководства по текущей нагрузке, исполнению и рискам сроков;
- снижение нагрузки на сотрудников без расширения штатной численности.
- Для кого мы:Формат работы подходит для органов власти и подведомственных учреждений, а также для коммерческих организаций с регулярным документооборотом и высокой нагрузкой.
- Границы и формат работы:Работа выполняется по предварительно согласованному ТЗ.
Мы готовим проекты документов, сопровождаем документооборот и ведем контроль сроков исполнения.
Подписание и принятие решений осуществляется заказчиком. - Конфиденциальность:Работа с документами и информацией заказчика ведётся с соблюдением режима конфиденциальности и внутреннего порядка.
Вопросы и ответы
Да. Мы предоставляем аутсорс организационно-документационного сопровождения (ОДС): проекты документов, сопровождение документооборота и контроль исполнения поручений.
Нет. Как правило, мы подключаемся как усиление при перегрузке, кадровом дефиците или повышенной срочности, чтобы не допускать срыва сроков и поддерживать исполнительскую дисциплину.
При необходимости и по согласованию можем выполнять функции сопровождения документооборота в полном объеме в рамках технического задания.
При необходимости и по согласованию можем выполнять функции сопровождения документооборота в полном объеме в рамках технического задания.
Работа ведется в контуре заказчика: СЭД/ЭДО, корпоративная почта либо комбинированный формат.
При предоставлении доступа мы выполняем задачи непосредственно в системе заказчика.
При предоставлении доступа мы выполняем задачи непосредственно в системе заказчика.
Проекты служебных и внутренних документов: письма, ответы, служебные записки, справки (при наличии исходных данных), приказы/распоряжения (проекты), протоколы/выписки, регламенты и сопроводительные документы — по ТЗ и шаблонам заказчика.
Подписание и принятие управленческих/юридических решений осуществляет заказчик. Мы выполняем подготовку и сопровождение в рамках поставленных задач.
Работа выполняется с соблюдением режима конфиденциальности и внутреннего порядка заказчика. Доступы предоставляются только в объеме, необходимом для выполнения задач, с работой в контуре заказчика (СЭД/ЭДО/корпоративная почта).
Документы с грифом секретности и сведения, составляющие государственную тайну, по умолчанию в рамках услуг не принимаются и не обрабатываются.
При необходимости работы в защищенном контуре и при повышенных требованиях к безопасности: условия, формат доступа и наличие требуемых лицензий/допусков определяются и согласовываются с заказчиком отдельно в рамках технического задания.
Документы с грифом секретности и сведения, составляющие государственную тайну, по умолчанию в рамках услуг не принимаются и не обрабатываются.
При необходимости работы в защищенном контуре и при повышенных требованиях к безопасности: условия, формат доступа и наличие требуемых лицензий/допусков определяются и согласовываются с заказчиком отдельно в рамках технического задания.
До начала работ согласовываются техническое задание, перечень документов, сроки, регламент взаимодействия и контрольные точки.
Республика Башкортостан,
г. Октябрьский, ул. Космонавтов, зд. 2/1
г. Октябрьский, ул. Космонавтов, зд. 2/1
- Режим работы:Пн–Чт: 09:00–18:00 (перерыв: 13:00–14:00)
Пт: 09:00–18:00 (перерыв: 13:00–15:00)
Сб–Вс: выходной - Отдел организационно-документационного
сопровождения:Email: imp_ods@bk.ru
Тел: +7(927) 312 96-60